都留市総合行政ネットワーク文書取扱要領

○都留市総合行政ネットワーク文書取扱要領

(平成16年5月18日訓令第18号)

改正

平成20年3月31日訓令第5号

平成27年3月23日訓令第2号

第1条　この要領は、都留市文書取扱規程(平成12年都留市訓令第9号。以下「文書取扱規程」という。)第17条、第35条及び第36条の規定に基づき、総合行政ネットワーク文書(以下「LGWAN文書」という。)の取扱いに関し必要な事項を定めるものとする。

[都留市文書取扱規程(平成12年都留市訓令第9号。以下「文書取扱規程」という。)第17条] [第35条] [第36条]

(LGWAN文書取扱主任)

第2条　LGWAN文書を取り扱う者として、総務部総務課(以下「総務課」という。)にLGWAN文書取扱主任を置く。

2　LGWAN文書取扱主任は、次の事務を行う。

(1)　LGWAN文書の受領

(2)　LGWAN文書として施行する文書への電子署名の付与

(3)　LGWAN文書の送信

(4)　前3号に掲げるもののほかLGWAN文書の取扱いに関し必要な事項

3　LGWAN文書取扱主任は、必要に応じ総務課以外の課等(事務所、室、センター及び担当を含む。以下同じ。)に置くことができる。

(LGWAN文書の取扱い)

第3条　LGWAN文書の取扱いは、当分の間、総務課のLGWAN文書取扱主任が行うものとする。ただし、前条第3項の規定により、課等に別にLGWAN文書取扱主任を置いたときは、この限りでない。

2　LGWAN文書は、文書管理システムが運用開始するまでの間、紙に出力して取り扱うものとする。

(LGWAN文書の受領及び配布)

第4条　総務課のLGWAN文書取扱主任は、LGWAN文書の配信を確認したときは、当該LGWAN文書を紙に出力し、文書取扱規程の定めるところにより、課等に配布するものとする。

2　前項の規定によりLGWAN文書を出力したときは、次により処理するものとする。

(1)　出力したLGWAN文書の第1枚目の余白にLGWAN文書取扱印(様式第1号)を押印する。

(2)　出力日を記入する。

(3)　出力者の押印をする。

(課等におけるLGWAN文書の取扱い)

第5条　出力されたLGWAN文書の配布を受けた課等は、文書取扱規程の定めるところにより、当該文書を収受し、取り扱うものとする。

2　出力されたLGWAN文書のうち、回答を要するもの等LGWAN文書そのものを必要とするときは、総務課のLGWAN文書取扱主任にLGWAN文書の送信を依頼するものとする。

(LGWAN文書の施行)

第6条　各課等は、施行文書のうちLGWAN文書として施行する必要があるものを施行するときは、当該文書を総務課のLGWAN文書取扱主任に送付して施行するものとする。

2　前項の規定により、総務課のLGWAN文書取扱主任にLGWAN文書を送付するときは、次により行うものとする。

(1)　LGWAN文書として施行する文書は、電子メールの添付ファイルとして、総務課行政防災室のメールアドレスへ送信する。

(2)　当該メールの本文には、依頼文のほか、LGWAN文書の送信先、電子署名の付与の必要性等LGWAN文書の送信に必要な事項を記載するものとする。

(3)　LGWAN文書の発信の遅延を防ぐため、LGWAN文書取扱主任に電話等口頭で当該文書の送信依頼を行う。

3　前項の規定により、各課等からLGWAN文書として施行する文書を受け取った総務課のLGWAN文書取扱主任は、次により処理するものとする。

(1)　前項第1号の文書には、必要に応じ、電子署名を付与し、指定された送信先へ送信するものとする。

(2)　送信したLGWAN文書の第1枚目を印刷し、その余白にLGWAN文書施行印(様式第2号)を押印し、依頼日及び送信日を記載するとともに、押印し、依頼を受けた課に返送するものとする。

この要領は、平成16年7月1日から施行する。

附　則(平成20年3月31日訓令第5号)

この訓令は、平成20年4月1日から施行する。

附　則(平成27年3月23日訓令第2号)

この訓令は、平成27年4月1日から施行する。

様式第1号(第4条関係)

LGWAN文書取扱印

様式第2号(第6条関係)

LGWAN文書施行印